Số hoá 100% văn bản
Tiếp tục thực hiện nghiêm túc, hiệu quả chỉ đạo của Bộ Công an về công tác số hóa hồ sơ, tài liệu; lập thành tích thiết thực chào mừng kỷ niệm 70 năm ngày Giải phóng Thủ đô, Công an TP Hà Nội đã triển khai kế hoạch “Tăng cường, đẩy mạnh thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu hình TP biến trong Công an TP Hà Nội”, quyết tâm bảo đảm chỉ tiêu đến hết ngày 31/12/2025 hoàn thành số hóa 100% văn bản đi do Công an TP, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã phát hành (từ 06/8/2018 đến hết ngày 31/12/2025), góp phần tiến tới hoàn thành số hóa 100% hồ sơ, tài liệu hình TP biến trong Công an Thành phố.
Theo đó, việc số hóa tài liệu hình thành phổ biến được giao Phòng Tham mưu chủ trì, bảo đảm tiến độ số hóa 100% hồ sơ, tài liệu, xong trước ngày 15/9/2024. Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã, được yêu cầu tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, số hóa khối lượng hồ sơ tập lưu văn bản đi của Công an Thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã phát hành trong giai đoạn từ ngày 06/8/2018 đến ngày 31/12/2023.
 |
| Cán bộ Công an đơn vị tăng cường làm nhiệm vụ số hóa. |
Theo Công an thành phố Hà Nội, quá trình bắt tay vào số hóa tài liệu hình thành phổ biến gặp phải không ít những khó khăn. Đầu tiên là khó khăn trong việc tập hợp đầy đủ văn bản gốc. Nguồn lực để tổ chức triển khai, thực hiện việc số hóa còn hạn chế do cán bộ thực hiện công tác lưu trữ còn “mỏng”. Bên cạnh đó, hệ thống máy móc, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc số hóa tài liệu còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu công tác…
Để giải quyết những khó khăn này, Phòng Tham mưu đã chủ động phát huy tinh thần của đoàn viên thanh niên. Theo đó, 100% đoàn viên của đơn vị đã xung phong bố trí thời gian ngoài giờ làm việc, kể cả ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật, nghỉ lễ, tập trung thực hiện việc số hóa tài liệu.
Đồng thời, Phòng Tham mưu đã đề xuất lãnh đạo Công an thành phố Hà Nội ban hành Kế hoạch tăng cường, đẩy mạnh việc thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến. Xác định đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng của CATP, là cách thức để nâng cao hiệu quả các mặt công tác trước mắt cũng như lâu dài, phục vụ việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của CATP, vì vậy, phải quyết tâm khắc phục mọi khó khăn, hoàn thành thật tốt nhiệm vụ này, đảm bảo yêu cầu chỉ tiêu đặt ra.
Theo Kế hoạch của CATP: Trước ngày 15/9/2024, sẽ hoàn thành việc tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, số hóa 100% hồ sơ tập lưu văn bản đi của Công an Thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã, phát hành từ ngày 06/8/2018 đến ngày 31/12/2023, kế hoạch số hóa tài liệu được xây dựng theo lộ trình 2 giai đoạn.
Giai đoạn đầu đến hết ngày 30/6/2024: Tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý khối hồ sơ tập lưu văn bản đi của Công an Thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã, phát hành trong giai đoạn từ ngày 06/8/2018 đến ngày 31/12/2023. Trong giai đoạn đầu, lực lượng nòng cốt thực hiện số hóa tài liệu là đoàn viên thanh niên Phòng Tham mưu CATP. Giai đoạn 2 (từ ngày 01/7/2024 đến hết ngày 15/9/2024): Căn cứ kết quả chỉnh lý hồ sơ của giai đoạn đầu, hoàn thành việc số hóa tài liệu theo đúng tiến độ của kế hoạch.
Tăng tốc về đích
Ở giai đoạn 2, Phòng Tham mưu đã đề xuất Công an thành phố Hà Nội bố trí tăng cường 20 cán bộ chiến sĩ từ các đơn vị công an quận, huyện với đầy đủ trang thiết bị, bàn ghế, máy tính, máy scan, đã được kiểm tra an ninh, an toàn và các loại văn phòng phẩm chuyên dụng, tập trung thực hiện số hóa tài liệu tại địa điểm rộng rãi, cơ sở vật chất bảo đảm cho công việc được tiến hành thuận lợi.
Là cán bộ tăng cường số hóa tài liệu, Thiếu tá Ngô Thị Minh Hoa, Công an quận Tây Hồ, chia sẻ: “Số hóa tài liệu là một công việc mới mẻ nhưng nhờ được hướng dẫn kỹ lưỡng, tận tình, chúng tôi đã nhanh chóng tìm hiểu, tiếp cận và thực hiện thành một quy trình bài bản. Quá trình làm việc, chúng tôi luôn được quan tâm tạo những điều kiện tốt nhất. Chính vì vậy, tất cả chúng tôi đều đang nỗ lực, quyết tâm hoàn thành chỉ tiêu đúng tiến độ”.
Với tinh thần nghiêm túc, đội ngũ cán bộ chiến sĩ làm nhiệm vụ số hóa đã tích cực, miệt mài làm việc theo quy trình số hóa một cách hợp lý, khoa học. Những vướng mắc đều được tháo gỡ ngay nên công tác số hóa ngày càng được nâng cao chất lượng, hiệu quả, rút ngắn được thời gian thực hiện.
Được giao nhiệm vụ trực tiếp quán xuyến công tác số hóa tài liệu, Đại úy Lê Thị Thu Thủy, cán bộ văn thư Công an Thành phố, chia sẻ: “ Không chỉ trực tiếp làm việc, chúng tôi còn thường xuyên hướng dẫn và phối hợp cùng lực lượng tăng cường, làm tốt nhiệm vụ. Đến nay, sau gần 1 tháng làm việc cùng nhau, chúng tôi đã phối hợp ăn ý và làm việc như một dây chuyền sản xuất hiệu quả. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẵn sàng chia sẻ, hướng dẫn Công an các đơn vị quận, huyện, giải đáp, tháo gỡ vướng mắc để giúp đơn vị nhanh chóng hoàn thành chỉ tiêu”.
Tính đến ngày 30/8/2024, đã có trên 80% hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an Thành phố đã được số hóa. Kết quả này cơ bản bảo đảm tiến độ và vượt chỉ tiêu được giao, thể hiện sự nỗ lực, sáng tạo và quyết tâm chung của lãnh đạo Công an Thành phố, Công an các đơn vị và cán bộ, chiến sĩ trực tiếp tham gia thực hiện công tác số hóa.
Thượng tá Dương Minh Tuyến, Phó Trưởng phòng Tham mưu, người giữ vai trò chỉ huy trưởng công tác số hóa tài liệu hình thành phổ biến trong Công an Thành phố, nhấn mạnh: “Đây được coi là bước “chuyển mình” quan trọng trong công tác số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến, đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử, phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, hồ sơ, tài liệu trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong Công an Nhân dân nói chung và Công an Thủ đô nói riêng”.