Tuy vậy, muốn cải tạo phải thực hiện các thủ tục cải tạo xe theo quy định hiện hành, được trung tâm đăng kiểm kiểm định và cấp chứng nhận đăng kiểm đối với xe sau cải tạo và đổi biển số đăng ký.
Trường hợp chủ xe tự ý tháo ghế và chuyển từ chở người thành xe chở hàng hóa sẽ không được cấp đăng kiểm, khi lưu thông sẽ bị xử phạt.
Lãnh đạo Phòng Kiểm định xe cơ giới, Cục Đăng kiểm Việt Nam cũng cho biết, quy định về cải tạo xe cơ giới hiện hành cho phép một số trường hợp xe chở người được thay đổi kết cấu, hình dáng và công năng của xe.
Trong đó, xe ô tô chở người có từ 16 chỗ ngồi (kể cả người lái) trở xuống được cải tạo kết cấu để chuyển đổi thành xe ô tô tải VAN; xe ô tô chở người cũng được cải tạo thành xe cứu thương, xe tang lễ. Tuy nhiên, cần lưu ý là không được cấp phép cải tạo đối với xe đã có thời gian sử dụng trên 15 năm, tính từ năm sản xuất.
Trường hợp muốn cải tạo xe chở người thành xe tải VAN phải lập hồ sơ thiết kế, được phê duyệt thiết kế và cải tạo theo đúng thiết kế tại cơ sở cải tạo có đăng ký kinh doanh. Sở GTVT các địa phương nơi xe đăng ký biển số hoặc Cục Đăng kiểm Việt Nam thẩm định, phê duyệt thiết kế cải tạo xe.
Sau khi xe cải tạo xong, phải được đơn vị kiểm định xe cơ giới nghiệm thu, cấp giấy chứng nhận cải tạo. Đồng thời, chủ phương tiện phải thay đổi chứng nhận đăng ký để phương tiện được lưu hành, tiếp nhận đăng kiểm định kỳ để lưu thông.